Une réunion de travail est un outil objectif de communication important, qui facilite la prise de décision entre les participants. Pour cela, nous devons définir comment organiser efficacement une réunion. Pour ce faire, il est nécessaire de définir clairement les résultats attendus et d’avoir une maîtrise de la gestion du processus de conduite d’une réunion efficace. Ce guide vous fournit les cycles à connaître pour mener à bien un projet objectif de réunion.

La préparation de la réunion

Les étapes à suivre pour organiser une réunion dans le monde du travail sont les suivantes :

Lieu : Une réunion avec une préparation efficace doit de préférence se tenir dans un lieu neutre, exempt d’interférences extérieures (téléphone, personnes, trop de bruit, etc.).

Calendrier : Les réunions doivent être programmées à l’avance et doivent avoir une heure de début et de fin. Envoyez à l’avance le matériel préparatoire. Ne prolongez pas la réunion au-delà des comptes convenus par l’équipe.

Participants : Invitez clairement les participants. Les personnes devant fait partie du monde des participants doivent être invitées ou rappelées à l’avance par l’équipe d’organisation.

Sujet : Le sujet à animer lors de la réunion doit être bien défini. S’il y a plus d’un thème à mettre en action, ceux-ci doivent également être bien définis, afin que le groupe ne se déconcentre pas et ne disperse pas son énergie.

La phase de bienvenue

Le jour de la réunion, arrivez à l’avance et vérifiez que tous les outils sont en ordre. Testez les outils que vous allez utiliser pour le projet : multimédia, son, télévision, papiers de notes, stylos, table, etc. Tout est prêt, préparez-vous intérieurement. Centrez-vous, respirez profondément, calmez-vous et mettez-vous au service de la vie. Il est très important que vous receviez le groupe de gestion ou que vous désigniez quelqu’un pour le faire. Il est important de se rappeler que le projet de réunion commence par l’accueil. Les gens doivent sentir qu’ils sont importants et qu’ils sont bien accueillis. Vous allez, ainsi, préparer le tenseur, l’atmosphère de la réunion. Faites également attention à la communication non verbale. Ne punissez pas les ponctuels en récompensant les retardataires. Même si la réunion est rapide, ne sautez pas ce début. L’accueil fait tomber les barrières et prépare les gens à l’étape suivante, qui est la présentation du sujet.

L’exposition du thème

Maintenant, la partie rationnelle de la réunion commence, par l’exposition du plan ou des thèmes du projet. Par exemple, si le thème du meeting porte sur l’organisation financière de l’entreprise, l’exposition en sera une, s’il s’agit de la création d’un concept de communication, elle en sera une autre. Les gens sont maintenant prêts pour la partie rationnelle, qui consiste à exposer l’ordre du jour du meeting. Faites participer le groupe en posant des questions pour vous assurer que ce que vous dites est bien compris. En fonction du temps disponible, divisez le groupe en petits sous-groupes objectifs pour discuter du sujet. Faites de la place dans le groupe pour les questions.

La recherche des solutions

Après les réunions de travail, demandez des solutions qu’après vous être assuré que les gens ont bien compris les points objectifs ou l’ordre du jour. C’est maintenant le tour de l’intelligence émotionnelle.

Brainstorming : Créez une atmosphère détendue pour rechercher des solutions. Il est important de libérer l’esprit, sans censure, de laisser libre cours à l’imagination.

Hiérarchisation : Parmi les solutions présentées, vérifier laquelle est la plus viable, quelle est la priorité en vue du plan stratégique, en rendant compatibles les priorités personnelles des participants.

Futurisation : Futuriser les solutions priorisées, en vérifiant comment sera leur projection dans le futur.

La prise de décision

Les prises de décisions sur les points essentiels sont importantes lors des réunions de travail. Il s’agit de l’un des étapes visant à choisir et à déterminer clairement les voies à suivre pour une réunion réussie. Il n’y a pas de décisions absolument certaines. Même si elle est bien préparée, elle sera toujours soumise à la loi des probabilités pour vos réunions.